Kurumsal kutlamalarda bütçe çoğu zaman tek kalemde düşünülüyor: 'kişi başı şu kadar'. Oysa kalemleri ayırdığınızda hem pazarlık alanınız hem de kısabileceğiniz yerler netleşiyor.
Kalemlerin tipik dağılımı
- Mekan ve ikram: toplamın %50–60'ı. En büyük kalem, en çok pazarlık payı burada.
- Süsleme ve konsept: %15–20. Balon, ışık, masa düzeni.
- Fotoğraf/video: %10–15. Kurumsal içerik üretilecekse kısmayın.
- Hediye/plaket: %10. Kişi başı düşünülür, adet arttıkça birim fiyat düşer.
- Yedek: %5–10. Her etkinlikte beklenmedik bir kalem çıkar.
Nerede tasarruf edilir?
- Gün seçimi: hafta içi akşam, cumartesi akşamına göre belirgin şekilde ucuz.
- Saat: öğle yemeği düzeni, akşam yemeğinden düşük maliyetli ve çoğu kurumsal etkinlik için yeterli.
- Süslemede miktar yerine odak: tek güçlü bir arka pano, dağınık on parça süslemeden hem ucuz hem daha iyi görünüyor.
Nerede tasarruf edilmez?
- Ses sistemi: konuşma duyulmuyorsa etkinlik olmuyor.
- Servis personeli sayısı: yetersiz personel, iyi menüyü de kötü gösterir.
- Otopark ve ulaşım: 40 kişilik bir grupta park sorunu, etkinliğin ilk 30 dakikasını yiyor.
Teklif alırken aynı brief'i 3–4 firmaya birden gönderin ve kalem kalem fiyat isteyin. Tek rakam veren teklifleri karşılaştırmak mümkün olmuyor.