Doğum günü organizasyonunda en sık yapılan hata, her şeyi son haftaya sıkıştırmak. Oysa işin yarısı, sırayı doğru kurmakla hallediliyor: önce tarih ve kişi sayısı, sonra mekan, sonra süsleme ve ikram. Aşağıdaki liste bu sırayı üç haftaya yayıyor.
3 hafta kala: tarih, bütçe, liste
- Kesin tarihi ve saat aralığını belirleyin; hafta sonu mekanlar iki hafta öncesinden doluyor.
- Kişi sayısını aralık olarak yazın (örneğin 18–25). Mekanlar fiyatı bu aralığa göre veriyor.
- Toplam bütçeyi üçe bölün: mekan/ikram, süsleme/organizasyon, hediye. Çoğu kutlamada mekan bütçenin yarısını alıyor.
- Davetli listesini çıkarın; çocuk varsa sayısını ayrı not edin, oyun alanı olan mekanlar bu bilgiyle filtrelenir.
2 hafta kala: mekan ve teklif
Mekan ararken yalnızca puana değil, yorum sayısına da bakın. 4,9 puanlı ama 6 yorumlu bir yer ile 4,6 puanlı 3.000 yorumlu bir yer aynı şey değildir. Kutlarım'da yıldızın yanındaki parantez içindeki sayı tam olarak bunu gösterir.
- İl ve ilçeyi seçip 'Kutlama' ve 'Rezervasyon' özelliklerini işaretleyin.
- Beğendiğiniz 3–4 mekanı karşılaştırma tablosuna ekleyin; çalışma saatleri ve otopark durumu yan yana görünsün.
- Hepsine aynı gün teklif talebi gönderin. Tek tek aramaktan hızlı, yanıtları da yazılı olur.
1 hafta kala: süsleme, pasta, müzik
- Balon süsleme ekipleri genelde 3 gün önceden kesin tarih ister; konsepti (renk, tema) fotoğrafla gönderin.
- Pastayı mekanın kabul edip etmediğini sorun; bazı mekanlar dışarıdan pasta için servis ücreti alıyor.
- Müzik/DJ gerekiyorsa mekanın ses sınırı olup olmadığını öğrenin; site içindeyse saat kısıtı çıkabiliyor.
Son 48 saat
- Kişi sayısını mekana yazılı olarak teyit edin.
- Süsleme ekibinin mekana kaçta gireceğini iki tarafa da bildirin.
- Hediyeleri ve pastayı taşıyacak kişiyi belirleyin; bu küçük detay en çok aksayan şey.
Son bir öneri: tarihi Kutlarım ajandasına 'her yıl tekrar et' seçeneğiyle ekleyin. Gelecek sene bu listeyi baştan çıkarmanız gerekmez.